机构风采:只道当时是平常

  文章来源:《方圆通讯》       更新时间:2007-8

  管理体系的审核,不言而喻,对象是体系。而实质却是与人的相识、交流。情与景在时间的河流中沉淀,人与事在审核沟通中得到升华。

增进了解的起点

  曾经很怕宴请,而审核员乃需吃百家饭,由不得自己。
  近期的一次宴请给人记忆较深,公司的领导层极为重视管理体系的运行。由于公司发展较快,改制兼并后人员组成多元化,管理者代表人员更换。如何使中层与高层的管理理念一致?每次老总都亲自出面,要求副总级干部陪同,不错过每次宴请,籍此让更多的中层以上干部与审核组接触。
  审核从与受审方的接触开始,当宴请包含了增进了解、增进友谊的元素,那么对宴请则不需免俗,也不可小觑。

公司管理的灵魂

  管理者推动,有多种表现,印象深刻的一次,是在一家著名的日资企业审核,总经理是一位近60岁的日本人,一个多小时的审核中,将内审、管评的中日文资料准备妥当,认真地接受审核,通过翻译逐一将其高层管理者承诺的工作陈述。没有找任何借口:诸如语言不通,工作繁忙,或让中方的副总来应付——这些我们在审核中不时会碰到的情况。末次会议上,日方总经理表示,“审核尚未结束,必须将开出的不合格和审核组沟通中指出的问题,全部整改到位。因为没有良好的管理体系就没有公司。”。
  类似的话语我也在另一次与总经理交谈中听到:管理体系是公司的灵魂。两相比较,有异曲同工之妙。这是对管理体系重视的最佳表述。

应对尴尬的局面

  审核需要配合与互动,然而审核组却难免困窘、尴尬,因为,并非所有企业都以笑脸相迎。
  某次审核过程中,其管代出人意料当面责备批评上次审核组人员,责备认证机构。审核组当时表现出不卑不亢态度,将情况了解清楚后,对上次审核组正确之处予以坚持,能解释给予解释。在末次会议上,总经理借故离开,与会者无精打采,了无兴趣。如此不合作的审核,反映其体系的管理承诺和管理职责存在较大的问题。无疑问题出在高层领导自身,这样的体系多半寿命不长,公司发展往往也百病丛生。作为审核人员需要有充分的心理准备,应对处理复杂的局面。

意识能力的提升

  曾经审核一个规模不大的组织,公司对产品质量的不懈追求,对生产过程中技术诀窍的把握,产品的顾客认同,均给审核组留下极深的印象。总经理极其重视质量管理体系工作。管理者代表从生产实践中摸索,体系文件皆出自其手,文中的一字一句曾经反复斟酌。审核组提出对文件的疑问,皆能逐一解释。
  可以推出如下的体系业绩公式:
  高度重视体系建设的总经理 + 实践经验丰富的管理者代表 = 富有成效的管理体系
  极度轻视体系建设的总经理 + 言而无信/无能的管理者代表 = 杂乱无序的管理体系
  介于其间的还有两种组合:其一,高层较重视,但不善于指挥调动属下,管理无章法,随意性大;其二,高层不重视,而管代能力较强,这种情况在家族式企业并不少见,结果往往是初审尚可,而其后监督时,管代已走人,体系损失较大。
  问题显而易见,但也非一成不变。某民营企业高层是夫妻档,起初对建立体系的认识停留在花钱买证书上。随着市场的需求,客户的验厂,加上历年的监督审核工作,逐步体会到管理体系为公司发展带来的巨大收益。待复评时,已成为管理体系的强力推行者。
  当时只道是平常,为免遗忘,从记忆中提取审核片断若干,付诸笔端。



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  • 《方圆通讯》---2007年第4期 总第72期